(El Economista, 07-07-2025) | Mercantil, civil y administrativo
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha impuesto una sanción al Consejo General del Notariado (CGN) por solicitar copias del DNI a los ciudadanos que querían acceder al Portal Notarial del Ciudadano, al entender que dicha práctica no cuenta con una base legal adecuada que justifique la conservación de estos documentos.
En su resolución, la AEPD establece un plazo de seis meses para que el CGN demuestre la implementación de medidas que garanticen el cumplimiento de la normativa de protección de datos. Durante ese tiempo, el organismo deberá adecuar sus procedimientos en cuanto a la legalidad del tratamiento de la información personal, la transparencia hacia los usuarios y la prevención de posibles conflictos de interés en la figura del Delegado de Protección de Datos (DPD). De no hacerlo, se enfrentará a una multa.
Las fotocopias del DNI se enviaban a los notarios para cumplir funciones públicas y gestionar el acceso de usuarios al portal, con el fin de prevenir fraudes y suplantaciones de identidad. Sin embargo, la AEPD subraya que la obligación de conservar estos documentos recae exclusivamente en los notarios y no en el CGN. Por tanto, el consentimiento recabado para acceder al portal no cumple con las exigencias del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Aunque la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales obliga a los notarios a conservar copias del DNI en determinadas operaciones, esta norma no otorga al CGN la facultad de almacenarlas de forma generalizada. Además, la Ley sobre la digitalización de actuaciones notariales no respalda esta práctica. El consentimiento recabado no ofrecía una opción clara para aceptar o rechazar la conservación del DNI, ni proporcionaba información suficiente.
Cabe recordar que el Tribunal Supremo, en una sentencia del 2 de febrero de 2022, ya declaró que el CGN había excedido sus competencias al crear una base de datos de DNIs y le ordenó eliminar toda la información recopilada.
Fuentes del CGN han indicado a elEconomista que han recurrido la resolución, señalando que, en el momento de iniciarse el expediente, ya habían modificado su política de privacidad para el acceso a la Sede Electrónica Notarial.
Actualmente -añaden- solo se solicita la subida del DNI en los casos en que se va a realizar un acto notarial por videoconferencia, dado que es el único modo que tiene el notario de verificar la identidad del compareciente a distancia, tal como establece el artículo 23 de la Ley del Notariado. Se trataría de un procedimiento equivalente al que ocurre cuando se acude presencialmente a una notaría.
Por otro lado, el CGN ha nombrado un nuevo Delegado de Protección de Datos en sustitución de ANCERT -entidad que también ejercía funciones como responsable tecnológico-, una medida que la AEPD interpreta como una muestra de reconocimiento y corrección de la anterior situación de conflicto de intereses.