(Expansión, 13-05-2026) | Laboral
La burocracia tiene un coste económico, emocional y también competitivo para las empresas. En España, el tiempo perdido en tareas administrativas supone un impacto de unos 5.500 euros anuales por empleado, según un informe de Factorial. Las compañías están cada vez más digitalizadas, pero eso no implica necesariamente que sean más eficientes.
En muchas organizaciones, el problema ya no es la falta de tecnología, sino el exceso de fricción interna. El estudio de Factorial, elaborado a partir del análisis de más de 16.000 empresas, calcula que las compañías españolas destinan miles de euros por trabajador a labores administrativas que consumen tiempo productivo. En una empresa de 100 empleados, el coste anual de estas ineficiencias puede superar los 550.000 euros, no por grandes errores estratégicos, sino por dedicar personal cualificado a validar procesos, rellenar formularios, perseguir aprobaciones o revisar datos.
El fenómeno refleja que muchas empresas han confundido digitalización con eficiencia operativa. El papel ha desaparecido, pero sus dinámicas siguen presentes en formularios digitales, cadenas de aprobaciones, hojas compartidas y plataformas desconectadas entre sí. Todo ello alimenta lo que se conoce como retrabajo o "work about work", término utilizado por Asana. Según su informe Anatomy of Work, cerca del 60% del tiempo de los trabajadores del conocimiento se consume en coordinación, reuniones, búsquedas de información o duplicidades, en lugar de dedicarse a las funciones especializadas para las que fueron contratados.
Microsoft llega a conclusiones similares en su Work Trend Index. A partir del análisis de la actividad en Microsoft 365, la compañía detecta que el empleado medio dedica el 57% de su jornada a comunicarse mediante correos, reuniones o chats, mientras solo el 43% se emplea en crear contenido o desarrollar trabajo productivo. Microsoft define esta situación como "deuda digital": una acumulación constante de mensajes, reuniones, datos y notificaciones que supera la capacidad humana para procesarlos y limita el tiempo disponible para pensar, innovar o tomar decisiones.
Los mandos intermedios son uno de los colectivos más afectados. Según Factorial, el 46% de los managers en España dedica más de cinco horas semanales a tareas administrativas alejadas de sus responsabilidades principales. Además, el 75% considera que esa carga genera errores y retrasos, mientras que el 70% afirma que les impide centrarse en labores clave como la estrategia, el liderazgo o la toma de decisiones. La burocracia, por tanto, no solo consume recursos, sino que desplaza la función directiva hacia tareas operativas de bajo valor añadido.
La consultora McKinsey & Company también ha alertado sobre este fenómeno. En uno de sus análisis sobre los mandos intermedios, describe a este perfil como un recurso esencial dentro de las organizaciones, pero sometido a una creciente sobrecarga entre las exigencias de la dirección y las necesidades de los equipos. Cuando estos profesionales terminan convertidos en gestores de reportes y coordinadores administrativos, las empresas desaprovechan una de sus principales palancas de ejecución.
El impacto no es únicamente económico. La burocracia también pasa factura a nivel psicológico. Factorial señala que el 45% de los directivos intermedios ve invadido su tiempo personal al menos una vez por semana debido a estas tareas; el 65% reconoce haber perdido horas de descanso o tiempo libre y el 48% identifica esta carga administrativa como origen de estrés o ansiedad.
Todo ello repercute además en la retención del talento. El 67% de los managers afirma haber pensado en abandonar su puesto debido a procesos internos excesivamente manuales o desorganizados, y un 22% asegura haberlo hecho ya en algún momento.
Este deterioro conecta con una tendencia global: la caída del compromiso laboral. Según el informe State of the Global Workplace 2026 de Gallup, únicamente el 20% de los trabajadores del mundo estaba realmente comprometido con su empleo en 2025. La consultora estima que esta falta de engagement provocó pérdidas de productividad valoradas en unos 10 billones de dólares para la economía mundial. Gallup atribuye buena parte del problema al desgaste de los propios managers y al deterioro de su experiencia laboral.
La situación se intensifica además con la denominada "gran aplanación corporativa". En busca de estructuras más ágiles y eficientes, muchas grandes compañías y empresas tecnológicas han reducido niveles jerárquicos y ampliado el tamaño de los equipos bajo supervisión de cada directivo. De ahí surge la figura de los llamados "megamanagers", responsables de más personas y más funciones que nunca. Según Gallup, en mercados como Estados Unidos el número medio de subordinados directos por manager pasó de 8,2 en 2013 a 12,1 en 2025, frente a los 10,9 registrados apenas un año antes, en 2024.