(El Economista, 13-10-2025) | Fiscal
Las 10 claves para pymes y autónomos de la nueva obligación de facturación y evitar multas de 50.000 euros
A partir de 2026, las empresas y los trabajadores autónomos podrán ser sancionados con multas de hasta 50.000 euros si no cuentan con un Sistema Informático de Facturación (SIF) o si este no cumple con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria. Las compañías que tributen por el Impuesto sobre Sociedades deberán disponer de estos programas desde el 1 de enero de 2026, mientras que los autónomos sujetos al IRPF tendrán hasta el 1 de julio del mismo año para adaptarse. Conforme se acerca la fecha de entrada en vigor, Hacienda ha ido precisando y actualizando los detalles de esta obligación. El término "Verifactu", aunque se utiliza con frecuencia, no es el nombre oficial del sistema, sino la denominación de los nuevos requisitos que deben cumplir los SIF para evitar el fraude en el IVA. Estos programas permitirán emitir, almacenar y gestionar facturas, además de poder conectarse con la Agencia Tributaria para enviar la información cuando sea necesario. Las empresas no están obligadas a remitir automáticamente todas sus facturas al fisco, basta con que el sistema esté certificado y sea capaz de hacerlo si Hacienda lo solicita. Sin embargo, los programas que sí transmiten la facturación en tiempo real reciben el nombre de Verifactu, y los profesionales podrán decidir libremente si optan por utilizarlos o no. Por ahora, el envío automático no es obligatorio, aunque la Administración no descarta implantarlo más adelante. Los SIF deben permitir la emisión y conservación de facturas, así como el tratamiento de los datos para elaborar otros documentos contables, como los libros del IVA o del IRPF. Además, deberán garantizar que las facturas no puedan ser modificadas una vez emitidas, incluir una firma electrónica y generar un código QR con toda la información del documento. Solo los sistemas que cumplan con todas las exigencias de la Agencia Tributaria podrán utilizarse legalmente. Estarán obligadas a disponer de un SIF todas las empresas y autónomos que no facturen exclusivamente a mano, que no estén dentro del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), que no tengan domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra, y que no estén exentos de emitir facturas, como algunos profesionales del sector primario o los que tributan por el régimen simplificado del IVA. Aquellos que emitan facturas manualmente no tendrán que contar con un SIF, pero si en algún momento utilizan un programa informático para hacerlo, deberán adaptarse a la normativa o usar la aplicación gratuita que ofrecerá la Agencia Tributaria. En cuanto a herramientas como Word o Excel, si se emplean únicamente para redactar y guardar facturas, no será necesario un sistema certificado. No obstante, si también se usan para procesar información contable o fiscal, deberán cumplir las condiciones de un SIF. Hacienda podrá verificar si los programas utilizados reúnen los requisitos exigidos. Negocios como bares, tiendas o comercios electrónicos que emitan facturas simplificadas también deberán adoptar estos sistemas. En caso de utilizar un programa Verifactu, su facturación se compartirá directamente con Hacienda. Las micropymes con hasta tres trabajadores podrán solicitar hasta el 31 de octubre una ayuda del Kit Digital, que ofrece hasta 2.000 euros para financiar la compra de estos programas. Alternativamente, podrán usar la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria, aunque esta estará pensada para quienes emitan un número reducido de facturas anualmente. Los arrendadores de inmuebles estarán exentos de usar un SIF, salvo que desarrollen una actividad económica, en cuyo caso deberán disponer de estos programas. También estarán obligados quienes gestionen alquileres turísticos y ofrezcan servicios propios del sector hotelero, como limpieza o cambio de ropa de cama. Todas las facturas emitidas deberán incluir un código QR -o una URL en el caso de las electrónicas- que permitirá al receptor verificar si el documento está registrado en la Agencia Tributaria, asegurando así que el proveedor declara correctamente el IVA. Además, el receptor podrá enviar voluntariamente los datos de la factura al fisco para dejar constancia de la operación. Esta obligación de disponer de un sistema de facturación certificado y conectado con Hacienda es independiente del futuro requisito de facturación electrónica previsto en la Ley Crea y Crece de 2022. Esta otra norma, dirigida a empresas con una facturación anual inferior a ocho millones de euros, busca eliminar el uso del papel, aunque su entrada en vigor sigue aplazada y se prevé que comience a aplicarse a partir de 2027.
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