(Expansión, 13-10-2025) | Laboral
El Ministerio de Trabajo se encuentra en la fase final para aprobar el reglamento que establecerá las nuevas obligaciones de empresas y trabajadores tras el refuerzo del control del registro horario. El departamento encabezado por la vicepresidenta segunda, Yolanda Díaz, ha concretado los requisitos que deberán cumplir los sistemas de control de jornada en las empresas, como paso previo a la aprobación del real decreto por el Consejo de Ministros. Según la norma, estas exigencias serán obligatorias veinte días después de la publicación del texto en el Boletín Oficial del Estado.
Todas las empresas deberán asegurar que el registro diario de la jornada laboral de cada trabajador se realice por medios digitales. Para que este registro sea válido, el sistema tendrá que ser objetivo, fiable y accesible. Será considerado objetivo si refleja la información de forma imparcial y verificable; fiable si los datos no pueden modificarse sin autorización de la empresa y del trabajador; y accesible si las personas con derecho a registrar o consultar la información pueden hacerlo fácilmente, garantizando la igualdad y la no discriminación.
El registro también deberá respetar el derecho a la intimidad y a la protección de datos personales. En este sentido, la empresa deberá evitar que el sistema esté ubicado en zonas de acceso público o que sea accesible por personas ajenas al proceso de registro.
Cada trabajador deberá registrar su jornada en el sistema que la empresa facilite, incluyendo con detalle las horas de inicio y finalización del trabajo, así como las pausas, indicando hora y minuto. El sistema deberá permitir identificar si la jornada se realiza de forma presencial o a distancia y especificar si las horas son ordinarias, extraordinarias o complementarias. También deberá reflejar los tiempos de espera, los periodos a disposición de la empresa que no se consideren tiempo de trabajo efectivo y las interrupciones relacionadas con el derecho a la desconexión. Además, se registrarán las horas trabajadas en virtud de medidas de conciliación, flexibilidad o distribución irregular de la jornada. Toda esta información deberá consolidarse en resúmenes diarios y mensuales por trabajador.
En caso de que se realicen horas extra, la empresa deberá indicar si serán compensadas con descanso o retribuidas, y si corresponden a tareas urgentes o extraordinarias. Las modificaciones en los registros solo podrán hacerse con autorización tanto de la empresa como del trabajador. Si existe desacuerdo, deberá informarse a la representación legal de los trabajadores, dejando constancia en el registro tanto de la modificación como de la discrepancia del empleado. El reglamento subraya que los registros y sus cambios deben realizarse sin presiones de ningún tipo sobre el trabajador.
Si se produce una incidencia técnica que impida registrar la jornada por medios digitales, se permitirá hacerlo temporalmente por otro medio, trasladando los datos al sistema digital tan pronto sea posible. En caso de desacuerdo sobre la digitalización, también deberá notificarse a la representación legal.
Las empresas tendrán la obligación de conservar los registros durante un periodo de cuatro años. Los trabajadores podrán consultar y obtener copia de sus registros y modificaciones en cualquier momento, y recibirán un resumen junto con su nómina. Los representantes de los trabajadores también tendrán acceso a estos datos, aunque deberán anonimizar la información personal no necesaria, excluyendo datos como el DNI, el domicilio o el estado civil.
Asimismo, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social deberá poder acceder al registro de forma inmediata, tanto presencial como remotamente, y los datos deberán presentarse en un formato legible y compatible con los sistemas habituales, cumpliendo con la normativa de protección de datos. La empresa, tras informar y consultar a los sindicatos, tendrá que elaborar un protocolo sobre la organización y documentación del registro de jornada, donde se especifique el procedimiento de anotación y modificación de los datos, la información que debe incluirse y la forma de evaluar el funcionamiento del sistema.
Finalmente, la empresa será responsable de garantizar que todos los empleados reciban formación e información adecuadas sobre el uso del sistema de registro. El tiempo dedicado a esta formación se considerará tiempo de trabajo efectivo.