(Cinco Días, 19-01-2026) | Laboral
El Ministerio de Trabajo presentó el pasado mes de septiembre una propuesta para modificar la normativa que regula el control horario en las empresas, en vigor desde 2019. El eje central de la reforma es la implantación obligatoria de sistemas digitales de registro de jornada, que permitan un mayor seguimiento de las horas trabajadas y faciliten el acceso directo de esos datos a la Inspección de Trabajo. A estas medidas se suman requisitos más estrictos y un refuerzo del régimen sancionador, con la finalidad de combatir el fraude en las horas extraordinarias, después del repunte de infracciones detectadas por la Inspección a lo largo de 2024.
Sin embargo, al igual que otras iniciativas clave del Gobierno en materia laboral -como la reducción de la jornada-, la reforma aún no ha concluido su tramitación. Pese a que el Consejo de Ministros acordó su procedimiento por la vía urgente y fijó como horizonte su aprobación antes de que termine 2025, los plazos de adaptación para las empresas siguen siendo inciertos.
A pesar de que la obligación del registro horario lleva más de cinco años en vigor, numerosos negocios continúan sin cumplirla. Así lo revela el informe Nóminas: descifrando un misterio moderno, elaborado por Ipsos, según el cual uno de cada cinco trabajadores asegura que en su empresa no existe ningún sistema de control de la jornada. Otro estudio de la misma consultora, el Observatorio TeamSystem: radiografía y diagnóstico de pymes, autónomos y asesorías, muestra que el 34% de los encuestados desconoce que el registro digital es obligatorio y solo un 23% afirma estar bien informado al respecto.
Emilio Martínez, director general de TeamSystem, atribuye esta situación a una "brecha digital que afecta principalmente a los negocios de menor tamaño". De hecho, el 35% de autónomos y pequeñas empresas sigue utilizando métodos manuales, como papel o hojas de Excel, para registrar la jornada, "algo que el cambio normativo dejaría fuera de la legalidad". A su juicio, la nueva regulación supondría un paso adelante frente al real decreto de 2019 al imponer sistemas digitales, aunque reconoce que conlleva costes de adquisición, puesta en marcha y formación. No obstante, sostiene que, a medio y largo plazo, las empresas pueden compensar esa inversión inicial gracias a ahorros en gestión y en recursos humanos.
Desde otra perspectiva, Joan Pons, consejero delegado de WorkMeter, reconoce que las pymes han mejorado su nivel de cumplimiento, pero advierte de que cumplir formalmente la norma no siempre implica una correcta gestión del tiempo de trabajo. En muchos casos, señala, las empresas "implantan el registro solo para cubrir el expediente", recurriendo a sistemas poco fiables que generan recelo entre los empleados. El problema más habitual, según Pons, es la ausencia de normas internas claras que definan qué se considera tiempo efectivo de trabajo o cómo deben contabilizarse las pausas y el teletrabajo. Esta falta de criterios, añade, convierte el registro horario en una fuente de conflictos laborales y de riesgos legales que afectan a la actividad empresarial.
Pons subraya que la digitalización del control horario también representa una oportunidad. Aunque implica ajustes operativos -ya que el tiempo de trabajo se hace visible y obliga a revisar hábitos, procesos y planificación-, estos cambios pueden amortiguarse si la herramienta elegida simplifica la gestión administrativa. En cuanto a los costes, recuerda que existen soluciones asequibles para cualquier tipo de empresa y concluye que "el verdadero coste es no implantar un sistema fiable y exponerse a sanciones".
Por su parte, el portavoz del Sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social, Jesús Prieto, insiste en que la falta de registro diario o su deficiente aplicación no es una irregularidad menor, sino una infracción grave en materia de jornada laboral. Con la normativa vigente, las multas parten de 751 euros en su grado mínimo y pueden alcanzar los 7.500 euros, en función del número de trabajadores afectados, el perjuicio ocasionado o la intencionalidad detectada. Además, Prieto recuerda que, en casos de horas extraordinarias, la sanción administrativa puede ir acompañada de procedimientos de oficio para exigir el pago de las cantidades adeudadas.
A este riesgo económico se suma la obligación de aportar documentación durante una inspección, como contratos, nóminas, calendarios laborales y, especialmente, el registro diario de jornada, que debe estar disponible en el mismo momento de la visita, así como los resúmenes mensuales facilitados a los trabajadores. Para garantizar su fiabilidad, Prieto considera imprescindible el uso de sistemas electrónicos, ya que "los métodos manuales fallan con facilidad y son muy difíciles de supervisar de forma continuada".
Como medida preventiva, el inspector recomienda implantar protocolos internos de tolerancia cero frente al incumplimiento del fichaje, que contemplen desde advertencias hasta sanciones disciplinarias previstas en el convenio colectivo. Por último, advierte de que no respetar el registro horario no solo expone a multas, sino que también puede servir como prueba en reclamaciones de los trabajadores por horas extra no abonadas, con el consiguiente riesgo económico para la empresa.