(La Vanguardia, 22-03-2024) | Mercantil, civil y administrativo
Las empresas se encuentran inmersas en un entorno altamente competitivo y complejo, donde alcanzar la eficiencia operativa no es solo un objetivo, sino una necesidad imperante para su supervivencia y crecimiento. En este contexto, el desorden administrativo se presenta como un desafío constante que afecta a organizaciones de todos los sectores y tamaños. Este problema, caracterizado por la acumulación de tareas desorganizadas, sistemas de seguimiento ineficientes y una comunicación interna deficiente, no solo impacta en la productividad, sino que también genera un ambiente laboral estresante, errores críticos y la pérdida de oportunidades de negocio.
El desorden administrativo tiene su origen en diversos factores, como la falta de una estructura organizativa clara, procesos ineficientes y desconexión entre ellos, una excesiva dependencia de la documentación física y una escasa utilización de herramientas tecnológicas modernas. Estos elementos contribuyen a una gestión deficiente de tareas, procesos, documentos e información, generando obstáculos que ralentizan las operaciones y reducen la capacidad de respuesta ante las demandas del mercado. De hecho, estas ineficiencias pueden representar hasta un 30% de pérdida de ingresos para la empresa.
Es fundamental adoptar un enfoque proactivo y estratégico para reorganizar los procesos administrativos. Las consecuencias de no abordar el desorden administrativo son significativas, desde la disminución de la productividad debido a la dificultad para localizar documentos o información relevante de manera rápida, hasta el aumento del estrés entre los empleados, afectando su bienestar y rendimiento. Además, la falta de sistemas adecuados para el seguimiento de tareas y la gestión de información puede resultar en errores, omisiones y decisiones erróneas, lo que puede conllevar a la pérdida de oportunidades de negocio por la lentitud en la respuesta organizativa o la incapacidad para actuar de manera oportuna.
En palabras de Ángel Bou, CEO & Co-founder de Simplr, software de gestión de recursos empresariales: "Ante estos desafíos, las empresas deben adoptar un enfoque proactivo y estratégico para reorganizar sus procesos administrativos. Esto implica realizar una evaluación exhaustiva de los sistemas, estructuras y procesos organizativos para identificar áreas críticas de mejora. La implementación de un sistema de gestión de calidad puede ser un paso transformador, garantizando la consistencia y promoviendo la mejora continua. Además, capacitar al personal en prácticas administrativas eficientes y optimizar la comunicación interna son pasos esenciales para crear una cultura de eficiencia y adaptabilidad".
La digitalización desempeña un papel fundamental en este proceso de transformación. La adopción de tecnologías avanzadas constituye una solución efectiva para superar el desorden administrativo. Estas herramientas no solo centralizan y simplifican procesos, sino que también mejoran la visibilidad, el seguimiento y la gestión de recursos, contribuyendo significativamente a la eficiencia operativa y a la reducción de errores. Además, también ayudan a calcular el impacto medioambiental de los consumos, cumpliendo con requisitos normativos como la CSRD de la Unión Europea, vigente desde este año 2024.
"Transformar el desorden administrativo en eficiencia organizativa no es una tarea fácil, pero es esencial para las empresas que aspiran a mantenerse relevantes y competitivas en el mercado actual. Al adoptar estrategias centradas en la claridad organizativa, la eficiencia de los procesos, la integración tecnológica y considerando el impacto en la sostenibilidad, las empresas pueden superar los obstáculos administrativos, maximizar su productividad y abrir nuevas oportunidades de crecimiento mientras cumplen con la normativa vigente", concluye Bou.